《會議室使用管理制度》講解了關于會議室作為公司內部舉行會議、接待來賓及客戶的專門區域的管理和申請流程。制度明確規定，為了保證會議室合理、有效地安排和運用，各部門需向行政辦公室提出使用申請并遵循一套詳細且嚴格的操作指南。該文檔說明，重要活動或需要使用大會議室的部門應填寫正式的申請單，并由上級批準方能使用會議室，同時將審核后的表格展示于會議室外，以供參考。一旦預約出現沖突時，由行政部門介入解決。另外，外部單位如欲借用必須得到公司管理層許可并通過行政辦公室辦理相關手續，任何部門和個人未經授權不能私自外借會議空間或擅自攜帶外來人員進入。該規章制度強調各部門使用完會議室之后須維持原樣，并保護會議室內的設施和環境清潔；所有布置與善后的工作要提前計劃、責任到人。
《會議室使用管理制度》適用于各種設有會議室的企業或者機構，無論是私營企業還是政府部門等均可以通過參考此份文件來構建自身的會議室管理規范。特別適合對于會議室資源需求較高的中大型公司，確保在多人共用同一空間的情況下可以高效有序地進行調度。它幫助員工清晰了解如何正確申請和使用會議室，提高內部溝通效率的同時，也確保會議室內外部訪問的一致性和安全性，進而為日常工作提供支持和保障。
