《文件管理辦法》講解了文件管理工作的核心原則與具體措施。此辦法明確了使集團文件工作科學化、規范化，避免使用過程中內容重復或遺漏問題，并方便檢索存檔的重要目的。同時對各職責部門進行了清晰分工，例如集團領導負責總體規劃及審批重要文件；集團企業管理中心進行發文審核、策劃及實施文件體系，管理相應資料的擬定、保管和分發，且監督指導各單位；行政管理中心整理保存歸檔以及廢棄處理公文類與檔案類；各中心編修訂本部門相關文件，監督反饋執行信息來不斷完善管理；監督審計中心策劃文件管理和監督機制，并對執行結果提出改進意見。此外，區域公司應執行上級要求的文件，收集并反饋法規變化，建立完善內部管理體系。
《文件管理辦法》適用范圍涵蓋了全集團范圍內涉及到的所有層級機構。從總部領導到各子公司或分支機構人員，都必須按照文件管理辦法中制定的各項制度進行操作。無論是集團總部職能部門還是下屬區域公司的管理人員，均需要嚴格執行本規定，尤其對于涉及企業公文撰寫處理（如各類正式通知公告）、檔案建立維護（含各種格式類型文檔）、體系文件編寫更新（比如質量管理體系文檔），以及各類制度文件（包括規劃指引和管理制度文本）相關的工作人員，更要遵循辦法中的具體條款，確保集團文件管理制度在各個環節有效運轉，促進集團管理工作更高效科學地展開。
